Entrer en EHPAD, c’est signer beaucoup de papiers. Il se trouve que la demande passe par un seul dossier national, mais son volet médical passe parfois inaperçu.
Vous voulez une prescription ou un compte rendu, et vous ne savez pas par où commencer ? On fait le tour de la question, étape par étape.
Le dossier médical de suivi
Le dossier médical d’un résident en EHPAD retrace son état de santé. Il le suit pendant tout le séjour et s’enrichit au fil des soins.
On y trouve en général :
- les antécédents et les pathologies connues ;
- les comptes rendus de consultation ou d’hospitalisation ;
- les résultats d’examens ;
- les prescriptions et les actes réalisés ;
- les feuilles de surveillance.
Qui met tout cela en place ? Le médecin coordonnateur ouvre le dossier médical et de soins du résident. Ensuite, le médecin traitant, les spécialistes et les soignants le complètent à chaque intervention.
La constitution et la circulation des informations
Pour entrer en EHPAD, tout passe par un seul dossier national. Il vaut pour un séjour temporaire comme pour un séjour permanent. Il comporte deux volets, et chacun a son rôle.
Le volet administratif, la personne âgée peut le remplir elle-même, ou faire appel à un proche habilité. On y indique notamment :
- l’identité et les coordonnées du demandeur
- les coordonnées de la personne à contacter
- la date d’entrée souhaitée
- les raisons de la demande
- l’identité du représentant légal, si une mesure de protection existe
Le volet médical, lui, doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin. Il décrit :
- l’état de santé
- les pathologies
- les traitements
- le niveau d’autonomie
- les besoins de soins
Pour un envoi papier, placez le volet médical sous pli fermé, à l’attention du médecin coordonnateur de chaque établissement. Vous pouvez donc envoyer le volet administratif à plusieurs EHPAD. Si vous utilisez ViaTrajectoire, transmettez le volet médical par cette plateforme.
Pour l’admission, prévoyez aussi :
- une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport
- l’attestation de droits à l’Assurance maladie
- la décision de protection juridique, si la personne est protégée
Le médecin coordonnateur donne ensuite son avis. Il dit si l’établissement peut accompagner la personne. La direction prononce ensuite l’admission, une fois les conditions d’accueil vérifiées.
Préparer et transmettre la demande
Si l’EHPAD le propose, vous pouvez passer par ViaTrajectoire. Vous remplissez le dossier une seule fois, puis vous l’envoyez à plusieurs établissements à la fois. Un seul envoi, et c’est fait.
La voie papier reste possible. Vous utilisez alors le formulaire Cerfa n° 14732*03.
- Remplissez le volet administratif.
- Faites compléter le volet médical par le médecin.
- Préparez une copie pour chaque EHPAD choisi.
Pour un envoi papier, mettez le volet médical sous enveloppe fermée. Si vous passez par ViaTrajectoire, transmettez-le sur cette plateforme plutôt que par courriel ordinaire, qui n’est pas sécurisé.
Avant d’envoyer quoi que ce soit, vérifiez que le volet médical est récent et lisible. Un dossier incomplet fait perdre du temps. Si l’établissement doit redemander une prescription à votre médecin traitant, tout reprend de zéro.
Après le dépôt
Si aucune place ne se libère tout de suite, votre dossier peut être inscrit sur une liste d’attente. C’est fréquent, alors ne vous inquiétez pas trop.
Sur ViaTrajectoire, vous suivez l’avancement de la demande. Vérifiez aussi que le volet médical, ou celui sur l’autonomie, est bien complété. Sinon, la demande risque de traîner.
Quand votre proche arrive, l’EHPAD lui remet un contrat de séjour. Il doit être remis dans les quinze jours suivant l’admission et signé dans le mois.
Faire la demande
Pour consulter ou récupérer le dossier médical d’un résident, vous pouvez écrire au responsable de l’établissement ou à la personne qu’il a désignée. En clair, votre demande peut passer par l’un ou l’autre.
Votre demande doit dire clairement qui est le résident et quels documents vous cherchez.
Indiquez :
- les nom, prénom et date de naissance du résident
- votre qualité : résident, représentant légal ou mandataire
- un justificatif de votre mandat ou de votre qualité, si besoin
Vous pouvez consulter le dossier sur place et repartir avec des copies, ou demander à le recevoir par courrier. Les copies peuvent être facturées, mais seulement au coût de leur reproduction et de leur envoi.
Comptez entre quarante-huit heures et huit jours après votre demande pour recevoir le dossier. Si les informations médicales remontent à plus de cinq ans, le délai peut aller jusqu’à deux mois.
Les demandes anciennes et les informations utiles
Votre dossier médical est conservé vingt ans à partir de votre dernier séjour ou de votre dernière consultation. Si la personne décède moins de dix ans après son dernier passage, le dossier reste conservé dix ans après le décès. En clair, le délai dépend de la dernière trace au dossier.
Pour une demande ancienne, soyez aussi précis que possible sur la période. Par exemple : les comptes rendus d’hospitalisation de 2021, ou les prescriptions de 2023. Plus vous précisez, plus vite on retrouve le bon document.
Les conditions d’accès après décès
Une fois le résident décédé, ses ayants droit peuvent demander les informations médicales. Conjoint, partenaire de Pacs ou concubin sont concernés aussi. Le but ? Connaître les causes du décès, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir un droit.
Précisez le motif de votre demande. Joignez aussi de quoi prouver votre identité et votre lien avec le défunt : acte de notoriété, livret de famille ou autre justificatif.
Le résident a pu, de son vivant, s’opposer à la communication de ses informations après sa mort. Dans ce cas, il faut en tenir compte.
Un refus doit être motivé. Il n’empêche pas la délivrance d’un certificat médical, à condition que celui-ci ne révèle rien de couvert par le secret médical.
Les demandes refusées ou restées sans réponse
Commencez par une demande écrite, datée et signée. Gardez une copie du courrier ou du courriel. Gardez aussi la preuve de réception et toute réponse de l’EHPAD.
En cas de refus, ou si le délai passe sans réponse, vous pouvez saisir la CNIL, la Commission nationale de l’informatique et des libertés. Joignez votre demande initiale. Ajoutez les justificatifs qui prouvent son envoi.
Vous pouvez aussi reformuler votre demande. Précisez le motif, les documents recherchés et leur lien avec votre démarche.
Le dossier médical de votre parent suit sa santé pendant tout son séjour. Gardez un œil dessus à chaque étape, et assurez-vous que le contrat de séjour, remis après l’admission, est bien signé dans le mois.
